Zastosowanie nowych technologii to doskonała okazja do przyspieszenia tempa obrotu prawnego, co z kolei bezpośrednio przekłada się na usprawnienia w prowadzeniu biznesu i rozwój firmy. Nowoczesne rozwiązania wkraczają również na rynek certyfikacji (m.in. tłumaczeń poświadczonych). Warto się z nimi zapoznać, ponieważ w wielu przypadkach tłumaczenie poświadczone podpisem elektronicznym może być wygodnym i skutecznym rozwiązaniem.

Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny i jakie są jego zalety?

Kwalifikowany podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są logicznie powiązane z innymi danymi i służą do identyfikacji osoby, która podpisała dokument. Innymi słowy, podpisy elektroniczne zastępują podpisy odręczne w dokumentach przesyłanych online. Zgodnie z art. 3 pkt 1 oraz 2 Ustawy z dnia 18 września 2001 r. kwalifikowany podpis jest przypisywany tylko jednej osobie, która ma wyłączną kontrolę nad przekazanymi danymi i narzędziami.

Elektroniczna weryfikacja tożsamości staje się coraz bardziej popularna, ponieważ może zastąpić standardowe pieczęcie i podpisy w dokumentach elektronicznych. Ta metoda jest szczególnie przydatna, ponieważ możemy bezpiecznie uzyskać tłumaczenie poświadczone bez konieczności wychodzenia z domu. Rozwiązanie to przyciągnie coraz więcej użytkowników nie tylko w czasie pandemii, ale także po jej zakończeniu, ponieważ skraca cały proces zamówienia zarówno dla klientów jak i tłumaczy. W przypadku tłumaczeń zredagowanych w tradycyjny sposób, każda strona dokumentu pisemnego musi być podpisana i opieczętowana przez tłumacza przysięgłego, co jest zadaniem czasochłonnym i żmudnym, zwłaszcza w przypadku tekstów wielostronicowych.

To nie jedyne zalety tłumaczy przysięgłych posługujących się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Innymi zaletami tej metody podpisu są:

• Skrócenie czasu realizacji -podpisanie tłumaczeń poświadczonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym zajmie tylko kilka sekund.
• Oszczędność – jeśli klient mieszka w innym mieście, tłumacz nie musi przesyłać klientowi drogą pocztową gotowego tłumaczenia.
• Skrócenie czasu oczekiwania – czas oczekiwania na tłumaczenie poświadczone ulega skróceniu, ponieważ nie ma konieczności wysyłania dokumentów pocztą.

Jaki podpis wybrać?

Oprócz danych służących do identyfikacji właściciela podpisu warto również zawrzeć informacje o statusie tłumacza przysięgłego danego języka oraz numer wpisu na liście Tłumaczy przysięgłych prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Przy wyrabianiu kwalifikowanego podpisu elektronicznego przedstawiciel podmiotu świadczącego usługę zażąda jedynie dokumentów potwierdzających wpisanie go na listę tłumaczy przysięgłych, którą jest zaświadczenie wydawane przez Ministra Sprawiedliwości.

Warto też rozważyć zakup podpisów elektronicznych ze znacznikami czasu. Zaletą tego rozwiązania jest to, że podczas podpisywania potwierdzimy również datę i godzinę wystawienia dokumentu.

Przy wyborze typu pliku najprostszym rozwiązaniem wydaje się być format PDF, który może być łatwo skopiowany przez każdego odbiorcę. Do podpisywania takich dokumentów należy używać podpisów elektronicznych w formacie PAdES.

Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego do podpisywania tłumaczenia poświadczonego ma wiele zalet, nie można zapominać o ograniczeniach tego rozwiązania. Tłumaczenie poświadczone opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest ważne tylko w wersji elektronicznej.

Oczywiście można wydrukować otrzymane dokumenty, ale tylko na własne potrzeby. Wydrukowany dokument w urzędzie lub sądzie nie zostanie uznany. Taki dokument nie będzie dokumentem urzędowym. Przed zleceniem tłumaczenia poświadczonego najlepiej skonsultować się z podmiotem, urzędem lub odbiorcą docelowym, aby ustalić, czy taka forma jest akceptowalna.